Результатом деятельности предприятия, организации является составление множества документов.
В результате деятельности появляется большое количество бумаг, которые необходимо где-то хранить требуемый по законодательству период времени. Чтобы все необходимые сведения не потерялись, были доступны в любое время, стоит заказать хранение документов на https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/.
Правила
При хранении документов на складе необходимо выполнять следующие требования:
- Для создания архива используют специальную комнату, где создается определенный микроклимат по температуре и влажности воздуха. Также необходима система вентиляции.
- Устанавливаются датчики дыма и система пожаротушения.
- Для размещения бумаг используют специальные боксы плотно и герметично закрывающиеся.
- Бумаги должны избегать попадания солнечных лучей, жидкости.
- Ящики маркируются и размещаются на стеллажах.
- Вся информация сортируется в определенном порядке, расставляется в соответствии с принятыми нормативами.
- Допускается сортировка и размещение по отдельным папкам, коробкам, если можно обеспечить полную сохранность документов весь предназначенный срок хранения.
Нужно понимать, что поврежденные, нечитаемые документы являются виной владельцев данных бумаг, поэтому они несут ответственность при неправильном хранении в полном объеме. При размещении на складе нужно оговаривать ответственность принимающей стороны в случае повреждения.
Особенности
Для складского хранения можно выделять документы, срок действия которых определен на законодательном уровне. Есть вариант в 3, 5, 10 и более лет, также есть документы предназначенные для постоянного хранения.
При выделении площадей, лучшим способом сортировки будет прежде всего разделение по срокам хранения, чтобы можно было освобождать место по его истечению, не перебирая документы повторно.
Для размещения на складе выделяют бухгалтерскую документацию, в том числе связанную с финансовой деятельностью. Обычно в эту группу относят все бумаги, которые может затребовать для проверки налоговая служба.
Следующие типы документов связаны с кадровыми вопросами. Это бумаги о приеме и увольнении, приказы о повышении, направлении на курсы повышения квалификации и подобные им бумаги.
Еще одним видом станут протоколы собраний акционерного общества или другие документы связанные с процессом создания, реорганизации, и другими видами деятельности предприятия или компании.
